Система KPI для управления персоналом в сфере образования

KPI system for education HR

 

 

Автор: Уткина Юлия Сергеевна

ФГБОУ ВО «Томский государственный педагогический университет», г. Томск, Россия.

e-mail: Yulyasha@sibmail.com

Utkina Yuliya Sergeevna

FGBOU VO “TGPU”, Tomsk, Russia.

e-mail: Yulyasha@sibmail.com

 

Аннотация. В статье проводится анализ применения системы KPI в практике управления персоналом в педагогических образовательных учреждениях. В работе выделены особенности внедрения и использования системы KPI в образовательных организациях, даѐтся описание практически полученных результатов применения методики ключевых показателей эффективности.

Annotation. The article analyzes the application of the KPI system in the practice of personnel management in pedagogical educational institutions. The paper highlights the features of the implementation and use of the KPI system in educational institutions, describes the practical results of the application of the methodology of key performance indicators.

Ключевые слова: управление персоналом, ключевые показатели эффективности (KPI), эффективность деятельности педагогических работников.

Keywords: personnel management, key performance indicators (KPI), the effectiveness of teaching staff.

Тематическая рубрика: Высшая школа.

 

Происходящие изменения в системе профессионального образования обусловлены объективной потребностью в обновлении, адекватном развитию общества и образовательной системы в целом. Педагогическая общественность осознает необходимость перемен в работе образовательных учреждений.  

В современных условиях особая роль уделяется управленческому мастерству. Перед руководителем образовательного учреждения стоят задачи динамичного развития содержания воспитательно-образовательной работы, повышения её эффективности и качества.

Сегодняшний руководитель должен быть компетентен как в вопросах методологии обучения, воспитания и развития учащихся, так и в системном управлении, основанном на научных принципах. В его обязанности входит создание системы организационных взаимоотношений, построение структуры управления.

Управление - процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для постановки и достижения целей организации.

В.А. Краковский описывает понятие современного управления - «это не столько процесс, идущий сверху вниз, сколько целенаправленное взаимодействие сторон, каждая их которых выступает и в роли субъекта, и в роли объекта». 

Управление в сфере образования имеет свою специфику и свойственные только ему закономерности. Эта специфика заключается в особенностях предмета, продукта, орудия и результата труда.

Предмет труда - деятельность субъекта управления.

Продукт труда - информация об учебно-воспитательном процессе.

Орудие труда - слово, речь. 

Результат труда - уровень грамотности (обученности), воспитанности и развития объекта педагогического менеджмента - обучаемых.

Искусство управления не может опираться только на талант и интуицию руководителя. Существуют определённые принципы, на которых основывается предмет науки управления. Под принципами понимаются основные правила, соблюдение которых обязательно.

Модернизация системы управления в сфере образования строится и формируется на основных принципах педагогического менеджмента (по М.А. Гончарову):

- гуманизация (человечность);

- оптимальность - условие необходимости и достаточности количества требований (предписаний, указаний), предъявляемых к деятельности исполнителя;

- целеполагание, или е целенаправленность, как основы планирования и контроля (умение ставить цели с учётом реальности, социальной значимости и перспективности);

- кооперация и разделение труда (недопустимо стремление руководителя всё сделать самому, необходимо опираться на коллективное творчество и разум);

- функциональный подход (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, научно обоснованные требования к учебно-воспитательной деятельности преподавателя не могут быть застывшими раз и навсегда на долгие годы, необходимо постоянное обновление функций исполнителя);

- комплексность (не только определение целей и задач, но и организация принятых решений, периодический контроль и координация деятельности);

- системное самосовершенствование на основе достижений теории и передовой практики менеджмента.

Эффективность и результативность работы образовательных учреждений в наибольшей степени зависит от грамотного управления человеческими ресурсами. В современном мире именно человек является одним из наиболее сложных объектов управления в организации. Каждый сотрудник индивидуален,  обладает возможностью принимать решения, адекватно оценивать предъявляемые к нему требования, а также имеет субъективные интересы и чрезвычайно чувствителен к управленческим воздействиям. 

Сущность управления персоналом в образовательной организации заключается в системной, планомерной организации воздействия с помощью различных взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы всех сотрудников учреждения, на создание новых условий для более эффективного использования трудовых качеств каждого работника с целью обеспечения наиболее результативной деятельности и всестороннего развития трудового потенциала каждой организационной единицы компании.

Система управления персоналом - совокупность подсистем, отражающих отдельные стороны работы с персоналом и предназначенных для выработки и осуществления эффективного воздействия на него для реализации целей организации. 

В мировой практике существует множество концепций управления,  инструментов, при помощи которых можно не только донести цели организации до работников,  но и контролировать, выполняются ли эти цели,  насколько эффективно работник вкладывает свой труд для достижения целей. Одна из таких систем строится на ключевых показателях эффективности, преимущество которой перед другими заключается в том, что её можно увязать с системой мотивации персонала. 

Появление ключевых показателей эффективности обусловлено методологией управления по целям. Впервые эти термины были введены Питером Друкером в 1954 году. Данная методология позволяет оценивать достижения организации по критериям достижения поставленных целей.

Ключевые показатели эффективности деятельности подразделений (или предприятия в целом) - помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей. Использование этих показателей даёт организации возможность оценить своё состояние и помочь в реализации стратегии. Ключевые показатели эффективности позволяют производить контроль деловой активности сотрудников, подразделений и компании в целом.

Теоретические и практические исследования в области управления персоналом в сфере образования указывают на огромное значение именно человеческого потенциала при достижении поставленных целей каждой образовательной организации. Именно человек является самым ценным и важным ресурсом образовательных учреждений, без которого их существование становится не возможным.

Для системы образования непродуманная система мотивации сотрудников - достаточно актуальная проблема. Сегодня многие педагогические работники Российской Федерации получают небольшую заработную плату, которая никак не мотивирует их качественно и эффективно выполнять свои обязанности, не говоря уже о целях организации. Что касается премиальной составляющей, то она в основном выдается бессистемно. Правительство Российской Федерации пытается решать проблему заработной платы, время от времени повышая ставку базового оклада преподавательскому составу, но этого не достаточно. Во многих регионах страны, заработные платы педагогических работников  ниже среднего уровня по региону. Руководителям образовательных учреждений лучше не надеяться на правительство, необходимо решать данную проблему самостоятельно. У государственных образовательных учреждений имеется возможность получать прибыль от платных образовательных услуг, а при грамотном её распределении можно найти возможность отчисления денежных средств для дополнительного премирования сотрудников. Современные условия требуют создания такой системы стимулирования работников, которая была бы направлена на развитие потенциала персонала, на более эффективное выполнение ими работы.

Подкрепить интерес сотрудников к достижению результатов и решению поставленных задач можно только путем их привязки к денежному вознаграждению, выплачиваемому при достижении результатов.

При выработке определенной стратегии управления человеческими ресурсами в образовательном учреждении, вспомогательным средством может стать разработка и применение системы ключевых показателей эффективности, которая является одним из самых эффективных измерителей организационных успехов в мировой практике.

Ключевые показатели эффективности - это набор показателей, отражающих те аспекты организационной деятельности, которые являются наиболее важными для сегодняшнего и завтрашнего успеха.

Система ключевых показателей эффективности позволяет произвести эффективную оценку работы персонала. С её помощью можно качественно оценить проделанную работу, проверив, как именно эта работа была выполнена, а не просто отчитавшись о том, что работа выполнена.

В последнее время в средствах массовой информации всё чаще появляется информация о повсеместных попытках внедрения системы ключевых показателей эффективности, а также о том, что правительство Российской Федерации намеренно внедрить систему ключевых показателей эффективности в образовательный сектор.

С целью повышения эффективности и мотивации сотрудников образовательных учреждений, в России система ключевых показателей эффективности строится с учётом:

- Федерального закона «О науке и государственной научно-технической политике» от 23.08.1996 N 127-ФЗ.  Закон определяет цели по совершенствованию системы образования.

- Приказа Министерства образования и науки Российской Федерации «О целевых показателях эффективности работы бюджетных образовательных учреждений, находящихся в ведении Министерства образования и науки Российской Федерации (с изменениями на 23 января 2018 года) от 8 ноября 2010 года N 1116». Приказ определяет список  показателей эффективности на уровне ВУЗов.

- Распоряжения Правительства Российской Федерации «Программа поэтапного совершенствования системы оплаты труда в государственных (муниципальных) учреждениях на 2012-2018 годы» от 26 ноября 2012 года N 2190-р. Документ даёт рекомендации по введению взаимоувязанных  KPI от федерального уровня до уровня сотрудников учреждения. Устанавливает критерии назначения стимулирующих выплат.

- Письма Министерства образования и науки Российской Федерации «О разработке показателей эффективности» от 20.06.2013  N АП-1073/02  (вместе с «Методическими рекомендациями Минобрнауки РФ по разработке органами  государственной власти субъектов Российской  Федерации и органами местного самоуправления показателей эффективности  деятельности государственных  (муниципальных) учреждений в сфере образования, их руководителей и отдельных категорий работников», утв. Минобрнауки РФ 18.06.2013). В методических рекомендациях перечисляются направления для разработки индивидуальных показателей эффективности для руководителей и педагогов. 

- Требований Рособрнадзора. Система ключевых показателей эффективности должна включать индикаторы выполнения требований ФГОС. 

Система оценок ключевых показателей эффективности используется в России не более 10 лет. Методики разработки коэффициентов эффективности заимствованы из зарубежного опыта. На сегодняшний день система ключевых показателей эффективности уже дала заметные результаты в тех местах, где применялась. 

Система деятельности образовательной организации не позволяет применить систему ключевых показателей эффективности в классическом виде, поскольку ряд ключевых стратегических приоритетов деятельности находится в некоммерческой плоскости и не может быть в полной мере определен финансовыми показателями. 

Таким образом, система ключевых показателей эффективности для образовательных учреждений, помимо финансово-экономических показателей (планируемая выручка, ожидаемые показатели экономии финансовых ресурсов и др.),  должна включать показатели качества образования обучающихся (для педагогического вуза также важна широта охвата аудитории педагогических работников образовательных учреждений). Главными целями являются подготовка высококвалифицированных кадров (по актуальным для рынка труда направлениям профессиональной деятельности), воспитательная работа с молодым поколением граждан, развитие общекультурных и личностных компетенций и другие. Также важно уметь эффективно распределять полученную выручку с платных образовательных услуг, направив её на ключевые направления повышения качества образования (например, повышение уровня заработной платы сотрудников за счёт дополнительного стимулирования).

Сегодня в России успешно применяют систему ключевых показателей эффективности такие образовательные учреждения, как:  ФГАОУ ВО «Московский государственный институт международных отношений (университет) Министерства иностранных дел Российской Федерации», ФГБОУ ВО «Вятский государственный университет», ФГБОУ ВО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса», ФГБОУ ВО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина», ФГАОУ  ВПО НИУ ВШЭ, РГУ Нефти и газа (НИУ) им. И.М. Губкина и другие.

Так, например, МГИМО находится на стадии внедрения эффективной системы управления, отвечающей потребностям лидера российского образования. На сегодняшний день уже разработаны ключевые элементы системы. Определены 7 основных и 5 дополнительных целей в рамках программы 5-100 и широкий список ключевых показателей эффективности, необходимые для оценки деятельности сотрудников и Университета в целом. Распределены  цели и ключевых показателей эффективности по существующим зонам ответственности. Введены дифференцированные уровни вознаграждения  в зависимости от степени выполнения целей, в случае невыполнения целей премия не выплачивается. Система  ключевых показателей эффективности внедрена на уровне проректоров, деканов и начальников управлений (50-100 человек). Проводится анализ эффективности внедрения и вносятся необходимые корректировки. Совершенствуется распределение функционала и систему мотивации. Планируется применить систему управления эффективности на всех уровнях  организационной структуры. 

В 2012 году, по результатам проведения независимой внешней оценки системы менеджмента ФГБОУ ВО «ВятГУ» агентством по контролю качества образования и развитию карьеры разработаны ключевые показатели эффективности вуза стратегического уровня, среднесрочные и операционные.

Ключевых показателей эффективности стратегического уровня с горизонтом выполнения 5-7 лет. Данные показатели отражают интегральную эффективность вуза в разрезе всех направлений деятельности с учетом утвержденной стратегии  развития.

Среднесрочные и операционные ключевых показателей эффективности с горизонтом планирования 1-3 года. Данные показатели отражают эффективность деятельности ВУЗа.

Также, ФГБОУ ВО «ВятГУ» разработал алгоритм декомпозиции стратегии вуза до КПЭ конкретных сотрудников.

Декомпозиция стратегии вуза до уровня ключевых показателей эффективности подразделений и конкретных сотрудников и может осуществляться следующими способами:

- проектные сессии топ-менеджмента ВУЗа с участием внешних экспертов по выработке стратегии;

- проектные сессии представителей топ-менеджмента вуза и руководителей среднего звена по выработке ключевых показателей эффективности подразделений;

- выработка ключевых показателей эффективности сотрудников руководителями подразделений;

- утверждение системы ключевых показателей эффективности ректором вуза.

На сегодняшний день ФГБОУ ВО «ВятГУ» уже активно использует систему ключевых показателей эффективности. В данном образовательном учреждении имеются подразделения, для которых введены особые показатели результативности (эффективности). В их числе: юридический отдел, отдел документационного обеспечения управления, отдел кадров, пресс-служба и отдел учета студентов. Они реализуют не процессную, а функциональную форму управления.

Для такого рода подразделений установлены следующие показатели результативности (эффективности):

- Основной функциональный показатель – % выполнения плана работы. Вместе с тем, объёмы работы могут значительно различаться в зависимости от различных внешних (неуправляемых) обстоятельств. Для регулирования значения данного показателя используется коэффициент напряжённости. Для этого устанавливается значение нормальной напряжённости выполнения плана (например:  4 заявки, проверки, конкурса, котировки в месяц). Исходя из этого, значение фактического показателя выполнения запросов в случае повышенной напряженности работы увеличивается.

- Основной временной показатель - % выполненных плана и запросов в соответствии с установленным временем (среднее число дней выполнения запроса, среднее отклонение от запланированных сроков по отчётному периоду). Учитывается установленный срок выполнения каждого типа запроса. Выполнение работы с сокращением сроков при сохранении требуемого уровня качества приветствуется.

- Основной показатель качества – % выполненных работ без замечаний и обоснованных жалоб. Принимается во внимание наличие недостатков на момент сдачи/выполнения работы, а также факты возвратов после сдачи/выполнения работы, обоснованных жалоб, предписаний, замечаний. Также принимаются во внимание негативные последствия неверно выполненной работы. 

ФГБОУ ВПО «Нижегородским государственным педагогическим университетом имени Козьмы Минина» разработана система ключевых показателей эффективности в соответствии с целями и задачами стратегии развития вуза,  с учётом соблюдения интересов персонала и необходимости развития  и обеспечения роста качества персонала ВУЗа согласно правилу «10/80/10».  Она состоит из 100 показателей: 10 ключевых показателей результативности, 10 ключевых показателей эффективности и 80 производственных показателей.

Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность - в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен. Анализ производственных показателей помогает оценить сам процесс работы, насколько он эффективен, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.

Основные индикаторы стратегического плана развития сгруппированы по категориям: внутренние бизнес-процессы, обучение и развитие (персонала), окружающая среда и сообщество, удовлетворенность потребителей, удовлетворенность сотрудников, финансовый результат.

Ключевые показатели эффективности - относительные показатели, характеризующие публикационную активность научно-практической работы ВУЗа, учебно-методическую деятельность (методические, дидактические и др. материалы), финансовые показатели (объем научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ и объём доходов из всех источников в расчете на одного научно-педагогического работника). 

На основе определения ключевых элементов деятельности ВУЗа сформирована неформальная трехуровневая иерархическая структура центров ответственности ВУЗа, объединяющая все подразделения университета.

Центром ответственности первого уровня (ректор, президент, ректорат, Ученый совет) устанавливаются, контролируются и корректируются (при необходимости) все стратегические цели и все показатели системы ключевых показателей эффективности Мининского университета.

Перечень центров ответственности второго уровня определен основными видами деятельности университета и включает: учебно-методический комплекс, научно-исследовательский комплекс, комплекс сетевого сотрудничества и социального партнерства, административно-управленческий комплекс, комплекс имущественного и хозяйственного обеспечения, финансово-экономический комплекс и комплекс инновационных решений.

Руководитель центра ответственности второго уровня несёт ответственность за реализацию стратегии развития университета в пределах зоны непосредственной ответственности и контроля, устанавливает и распределяет ответственность за выполнение показателей и достижение стратегических целей между руководителями центров ответственности третьего уровня, которые в свою очередь:

- формируют перечень мероприятий по выполнению показателей (планы);

- работают над выполнением показателей лично;

- делегируют выполнение показателей одному или нескольким сотрудникам подведомственного структурного подразделения;

- контролируют достижение целей и выполнение показателей на уровне своего центра ответственности и отчитываются перед центром ответственности второго уровня (отчеты);

- формируют предложения по корректировке показателей и мероприятий для центров ответственности первого и второго уровня. 

Оценка выполнения показателей ключевых показателей эффективности происходит в специальных таблицах - матрицах ключевых показателей эффективности, где указываются ключевые показатели эффективности, в соответствии с которыми оценивается работа подразделения или сотрудника в отчетном периоде.

Система ключевых показателей эффективности должна основываться на краткосрочных (от 1–3 лет), среднесрочных (с 3–5 лет) и долгосрочных (с 5–10 лет и более) показателях, характеризующих результаты деятельности вуза, закрепленных в стратегии развития вуза и утвержденных приказом ректора университета.

Процесс достижения стратегических целей и выполнения целевых показателей становится эффективным в условиях применения сбалансированной системы материального и нематериального стимулирования и мотивации персонала.

Размер стимулирующей надбавки для отдельного сотрудника корректируется с учетом итогового нормированного значения фактического выполнения показателей ключевых показателей эффективности сотрудника, а также результатов аттестации, экспертной оценки и иного, выраженных в процентах: показатели, исполненные менее чем на 20%, - неприемлемый результат, от 20 до 40% - слабый результат, от 40 до 60% - посредственный результат, от 60% до 80% - хороший результат, 80% и более - отличный результат (сотрудник «высокоэффективен»). 

Показатели оценки являются едиными для всех преподавателей, однако граница пороговых баллов, необходимых для назначения стимулирующей выплаты, дифференцирована по четырем должностным категориям (профессор, доцент, старший преподаватель, преподаватель) с учётом основных видов деятельности.

Внедрение системы ключевых показателей эффективности в учебных заведениях действительно показало свою значимость как механизм управления развитием научно-педагогических работников. Формирование системы оплаты труда на основе ключевых показателей эффективности позволяет: обеспечить контроль за текущими и долгосрочными показателями деятельности образовательного учреждения; оценить личную эффективность каждого сотрудника, подразделения и университета в целом; постоянно ориентировать персонал на достижение требуемых результатов; организовать рациональное управление бюджетом по фонду оплаты труда на основе объективных показателей деятельности.

Но система ключевых показателей эффективности в образовании на сегодняшний день ещё не отработана. Так как её внедрение - процесс не быстрый, так как нужно детально проработать все показатели, правильно подготовить сотрудников, разъяснить им информацию об изменении условий труда и новых задачах. Необходимо научиться корректно оценивать результаты, и самое главное - безупречно сформировать критерии, по которым будет производиться оценка ключевых показателей эффективности.

 

Список литературы:

1. Исаева И. Ю. Формирование готовности студентов педагогического вуза к управлению досуговой деятельностью подростков: монография / И.Ю. Исаева. - 3-е изд., стереотип. - М.: ФЛИНТА, 2016 - 162 с.

2. Гончаров М.А. Основы менеджмента в образовании: учебное пособие / М.А. Гончаров. - 3-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2016. - 476 с. (17с.)

3. Федорова Н.В. Управление персоналом: учебник / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. - М.: КНОРУС, 2016. - 224 с.

4. Парментер Дэвид. Ключевые показатели эффективности. Разработка, внедрение и применение решающих показателей. /[Пер. с англ. А. Платонова]. – М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2014. – 288с.

5. Отчёт о результатах управленческого аудита и рекомендации по развитию системы менеджмента качества образования ФГБОУ ВПО «Вятский государственный университет». А.В. Белокопытов. - М.: 2012.

6. Мялкина Е.В., Седых Е.П., Житкова В.А. Моделирование ключевых показателей эффективности деятельности в образовательной организации высшего образования: опыт Мининского университета: учебно-методическое пособие. / Журнал «Вестник Мининского университета». - Нижний Новгород, 2015. - 68 с. - Том 6. - № 4 (2018).

7. Житкова В.А. Система оценки эффективности деятельности структурных подразделений и персонала в ВУЗе. / Электронный научный журнал  «Современные проблемы науки и образования».  - 2016. - № 6.

8. Клочков Алексей. KPI и мотивация персонала: полный сборник практических инструментов. / А. Клочков. -  М.: Эксмо, 2017. - 103с.